01 i 19  grudnia 2011 w Sopocie w Hotelu Haffner  odbyło się seminarium zatytułowane „Doskonalenie procesów biurowych, czyli jak poprawić wyniki finansowe firmy poprzez eliminację marnotrawstwa ” zorganizowane przez firmę LeanQ Team.

W seminarium wzięli udział dyrektorzy zarządzający, kierownicy działów administracji, księgowości oraz pracownicy biurowi firm produkcyjnych i handlowych. Nadrzędnym celem seminarium była wymiana doświadczeń i poglądów na temat koncepcji Lean Office i Ciągłego Doskonalenia, który w dzisiejszych czasach zdaje się być dla organizacji koniecznością pozwalającą jej przetrwać na konkurencyjnym rynku.

Pierwsza część spotkania prowadzona przez konsultanta LQT Andrzeja Matczyńskiego dotyczyła prezentacji firmy i jej zakresu działalności w odniesieniu do branży administracyjnej i usługowej. Tematem przewodnim seminarium była koncepcja „Lean Office”, która staje się coraz bardziej popularna w zakresie usprawniania i podnoszenia efektywności pracy i procesów. Część merytoryczną poprowadziła Pani Marzena Leszczyk-Kabacińska konsultant LQT z wieloletnim doświadczeniem w zakresie wdrażania koncepcji Lean.
Podczas seminarium zostały zaprezentowane dwa narzędzia do oceny i doskonalenia efektywności: formularz audytowy i mapowanie procesów biurowych.
Uczestnicy w pierwszej kolejności mieli okazję przetestować formularz audytowy, dokonując  samodzielnej oceny działu/firmy, w której pracują. Audyt poprzez rzetelną ocenę wskazał uczestnikom miejsce w procesie doskonalenia ocenianego obszaru ich firmy  i dał wskazówki co w pierwszej kolejności należałoby zmienić.

 



Druga część seminarium została poświęcona mapowaniu procesów biurowych. Uczestnicy w zespołach dokonali analizy przykładowego procesu administracyjnego. Ich zadaniem było stworzenie mapy stanu istniejącego danego procesu, identyfikacja strat, pomiar efektywności oraz stworzenie mapy stanu przyszłego wraz z planem doskonalenia.



Trzecia część seminarium, zakończyła się prezentacją wypracowanych rozwiązań przez zespoły. Każdy zespół wyznaczył lidera, który zaprezentował wnioski, propozycje zmian dla analizowanego procesu. W każdym zespole zaproponowane zmiany wpłynęły na poprawę efektywności do 50% poprzez same zmiany organizacyjne, eliminację zidentyfikowanych strat oraz zmiany w dotychczasowym podziale pracy. Uczestnicy mieli okazję doświadczyć na praktycznym przykładzie jakie rezultaty są możliwe do uzyskania dzięki zastosowaniu wybranych narzędzi Lean Office.



Jak wynika z komentarzy uczestników oraz analizy ankiet satysfakcji, seminarium, dzięki ciekawej i angażującej formie przekazu, spełniło stawiane przed nim oczekiwania i zainspirowało uczestników do stosowania rozwiązań w swojej codziennej praktyce . 

Wszystkim uczestnikom jeszcze raz serdecznie dziękujemy za przybycie, a wszystkich Państwa zapraszamy do udziału w kolejnych seminariach.