Login:
Hasło:

Gry symulacyjne - opis

Joanna Czerska

Artykuł opublikowany w: Magazyn Kadry zarządzającej CXO, grudzień 2002

Przedsiębiorstwa wdrażające koncepcję Lean stają często przed problemem przekonania pracowników, co do słuszności zastosowania metod i narzędzi zarządzania produkcją wchodzących w skład Lean. Koncepcja wymaga często zastosowania znacznych zmian organizacyjnych zarówno w stosunku do samej pracy jak i przestrzeni roboczej. Zachodzi zatem zrozumiała obawa przed ich zastosowaniem, szczególnie w sytuacji kiedy trudno sobie wyobrazić korzyści jakie mogą te zmiany przynieść. Wielokrotnie wymagają one bowiem poniesienia pewnych nakładów finansowych na przebudowę budynków, zakup urządzeń, gruntowne szkolenia załogi itp. Innym problemem jest zastosowanie narzędzi zarządzania przez osoby bez doświadczenia w ich wdrażaniu.

Rozwiązaniem obu grup problemów są gry symulacyjne Lean, które w formie zabawy "w produkowanie" umożliwiają sprawdzenie w jaki sposób proponowane narzędzia zarządzania można wykorzystać w praktyce i jakie mogą przynieść efekty. Okazuje się, że przedsiębiorstwa wdrażające koncepcję Lean, stosują ten typ gry jako nieodłączny element procesu wdrożenia, pozwalający zlikwidować wiele barier, które pojawiają się podczas wprowadzania zmian do systemu.

Z drugiej strony prowadzenie działalności gospodarczej wymusza dążenie do ograniczenia stopnia ryzyka podejmowanych decyzji. Odpowiednio skonstruowane modele symulacyjne stwarzają możliwość poprawy efektywności analizowanego procesu, planowanie decyzji dotyczących teraźniejszości i przyszłości z wykorzystaniem technik wchodzących w skład planu symulacji.

Symulacja Lean to metoda aktywnego nauczania i uczenia się, w której naśladuje się rzeczywistość realizowanego procesu (najczęściej produkcyjnego) w celu zdobycia doświadczeń zbliżonych do tych, jakie realizujemy w świecie realnym. Celem symulacji jest przedstawienie procesu realizacji wybranej grupy wyrobów (zwykle jednego wyrobu w wielu odmianach asortymentowych) począwszy od przyjęcia zlecenia od klienta, do jego wydania odbiorcy .

Gry symulacyjne Lean są typem symulacji społecznej, której zasady oparte są nie na współzawodnictwie, ale na wypracowaniu zespołowej taktyki działania. Celem symulacji jest wzmacnianie u uczących się umiejętności współdziałania, negocjowania, osiągania kompromisu, wypracowania wspólnej strategii Lean przez wszystkich uczestników zespołu reprezentujących różne interesy z punktu widzenia funkcji realizowanych w przedsiębiorstwie.

Z tak przedstawionej definicji wynika, że gry symulacyjne nie mogą mieć charakteru symulacji komputerowej. W symulacji komputerowej pojawia się bowiem zbyt duża indywidualizacja działań oraz zbyt duże odrealnienie rzeczywistej sytuacji. Najważniejsza jest nie obserwacja, ale bezpośrednie uczestnictwo w działaniach. Tylko ten sposób gwarantuje odpowiedni poziom przekazanej wiedzy praktycznej z zakresu zastosowania poszczególnych technik organizacji pracy, jak również właściwe wypracowanie umiejętności współpracy w zespole, negocjowania stanowisk itp. pod okiem kompetentnego moderatora-instruktora gry. Nie bez znaczenia jest tu również możliwość zaobserwowania zachowań pracowników, ich predyspozycji do realizacji poszczególnych zadań, a także umiejętności wykraczających poza czynności dotychczas wykonywane w przedsiębiorstwie (ograniczenia do realizowanej funkcji).

Można wyróżnić dwa typy gier symulacyjnych Lean:

  • dedykowane - przygotowane specjalnie dla potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i specyficznego procesu, wykorzystujące rzeczywisty model; oprócz nauczenia zasad wykorzystania narzędzi Lean pozwalają znaleźć najkorzystniejsze rozwiązania dla konkretnego procesu; są pracochłonne, a w związku z tym bardziej kosztowne od uniwersalnych,
  • uniwersalne - mające ogólne zastosowanie dla dowolnego przedsiębiorstwa; ograniczają się jednak tylko do produkcji seryjnej partiami, umożliwiają zapoznanie się z narzędziami Lean i metodologią ich zastosowania; to gotowe do wykorzystania wzorce, w związku z czym koszt ich wykorzystania jest relatywnie niski.

GRY DEDYKOWANE
Zadaniem dedykowanych gier symulacyjnych jest zbudowanie możliwie najbardziej uproszczonego modelu fizycznego realnie istniejącego analizowanego procesu lub strumienia wartości oraz poprowadzenie symulacji w modelowych warunkach z wykorzystaniem narzędzi Lean. Z punktu widzenia efektywności zastosowania tego typu gry największe znaczenie ma poprawna budowa modelu symulacyjnego, który w tej grze zostanie wykorzystany. Tak więc musi on:

1. Odzwierciedlać podstawowe przepływy występujące w procesie tj.:

  • operacje (wykonywane na informacji i materiale);
  • magazynowanie (informacji i materiału);
  • transport (informacji i materiału);
  • kontrola (informacji i materiału),
    z wyodrębnieniem czasów przygotowawczo-zakończeniowych i jednostkowych.

2. Odtwarzać główne bariery ograniczające realizację procesów tj.:

  • zaburzenia w przepływie informacji (wynikające np. z braku kontaktu pomiędzy uczestnikami procesu);
  • zaburzenia w przepływach fizycznych (wynikające np. z ograniczonych ścianami powierzchni produkcyjnych, oddalenia miejsc podejmowania decyzji od miejsc ich realizacji itp.);
  • inne dostrzeżone w procesie.

3. Odtwarzać podstawowe wielkości charakteryzujące proces tj.:

  • wielkość partii;
  • wielkość serii opłacalnej do uruchomienia (w obecnym stanie);
  • zadane poziomy wielkości zapasów surowców i wyrobów gotowych.

O ile w modelu fizycznym stosowanym do symulacji zagadnień technicznych czas nie jest czynnikiem determinującym jego realizację, o tyle w sytuacji zastosowania gier symulacyjnych, które realizowane są w przedsiębiorstwie przy udziale jego pracowników czas ma podstawowe znaczenie dla możliwości przeprowadzenia gry, a także liczności grupy mogącej wziąć w niej udział. W związku z tym modelowane czasy realizacji poszczególnych czynności (por. p.1) nie muszą wiernie odzwierciedlać rzeczywistości, a jedynie odzwierciedlać relację czasów trwania czynności względem siebie. Nie takie jest też zadanie gier symulacyjnych Lean i obszarach na których się one skupiają.

Z punktu widzenia koncepcji Lean najważniejszymi problemami jakie występują w procesie produkcji są:

  • nadprodukcja - produkcja zbyt wiele i zbyt szybko (zapasy wyrobów gotowych i produkcji w toku WIP);
  • braki - błędy pracowników biurowych, problemy z jakością wyrobów, dostawy wadliwych materiałów;
  • zapasy - nadmierne zapasy i opóźnienia informacji lub produktów;
  • niewłaściwe metody wytwarzania - wykorzystanie niewłaściwych i zbyt skomplikowanych narzędzi, procedur, metod itp.;
  • nadmierny transport - zbyt złożony ruch ludzi, materiałów i informacji;
  • przestoje - długie okresy bezczynności ludzi i materiałów;
  • zbędne czynności - niewłaściwa organizacja stanowisk pracy

Przedstawiony powyżej wykaz wskazuje zatem, które elementy modelu mają największe znaczenie dla poprawności jego budowy.

Punktem wyjścia dla budowy modelu jest więc określenie stanu istniejącego symulowanego procesu. Stan ten należy odzwierciedlić w formie graficznej w sposób umożliwiający jego proste przełożenie na plan przestrzenny gry (rozmieszczenie stanowisk, ustalenie barier, wielkości przepływów itp.). Można tu wykorzystać plan przestrzennego zagospodarowania przedsiębiorstwa, na który naniesione zostaną przepływy (odniesione do analizowanego procesu, a nie całego systemu) wraz z charakterystykami. Po sporządzeniu takiego planu, należy dokonać jego transformacji dla potrzeb budowy modelu. Pierwszym zadaniem jest uproszczenie stanu istniejącego do poziomu, w którym wyeliminowane zostaną elementy procesu nie mające odniesienia do wymagań modelu (patrz powyżej). Kolejnym krokiem jest ustalenie poziomu uproszczenia stanowisk i ich charakterystyk. Jeśli analiza stanu istniejącego wskazała na znacznie zaangażowanie czasu cyklu produkcyjnego w czynności przygotowawczo-zakończeniowe (tpz) poziom uproszczenia powinien być nieznaczny, ponieważ musi on uwzględniać stosunek czasu tpz do czasu potrzebnego na obróbkę jednej sztuki wyrobu (czasu jednostkowego tj) bądź partii wyrobów. Ostatnim podstawowym elementem budowy modelu jest integracja czynności. Innymi słowy określenie możliwości połączenia występujących realnie czynności w jedno zadanie w symulowanym modelu bez utraty wartości tegoż modelu. Model symulacyjny nie powinien obejmować więcej niż 10 stanowisk - ról. Optymalną wielkością jest 5-7 ról.

Wymagającym podkreślenia jest fakt, że gra symulacyjna musi mieć inny charakter aniżeli proces produkcyjny. Najkorzystniej jest jeśli wyrób będący wynikiem symulacji nie przypomina wyrobu realizowanego w rzeczywistości. Dlaczego? Ponieważ łatwiej w takiej sytuacji przełamać bariery mentalne pracowników wynikające z dotychczasowej formy realizacji procesu produkcyjnego. Jeśli pracownik nie identyfikuje bezpośrednio gry z rzeczywistością, w której pracuje proces poznawczy może być realizowany sprawniej i szybciej.

Budowę modelu gry należy oprzeć na kilku podstawowych zasadach, które opisane zostały poniżej.

GRY UNIWERSALNE
Zadaniem gier uniwersalnych jest przekazanie jej uczestnikom sposobu zastosowania poszczególnych zasad Lean, a więc przekazanie know-how zastosowania narzędzi. W rzeczywistości często ten typ gier jest wystarczający. Jednak jego ograniczenie do produkcji seryjnej partiami może stanowić barierę polegającą na trudności w przełożeniu przez uczestników gry zdobytej podczas niej wiedzy na rzeczywistą praktykę. Szczególnego problemu upatruję tu w wysoko zautomatyzowanych liniach wytwórczych, dla których element poznawczy gry ograniczać się będzie do określenia relacji klient - obsługa klienta - zaopatrzenie - proces wytwórczy (jako całość) - magazyn wyrobów gotowych - odbiorca. Z punktu widzenia koncepcji Lean, która największych możliwości doszukuje się w procesie wytwórczym , nie jest to korzystne. Jeśli jednak przedsiębiorstwo dostrzega główne problemy w obszarze poza wytwórczym gra uniwersalna może przynieść oczekiwane korzyści.

Bark potrzeby budowy skomplikowanego i czasochłonnego modelu procesu może w znacznym stopniu obniżyć koszty wykorzystania gry, jednak należy zaznaczyć, że nie wskaże pracownikom biorącym w niej udział sposobów rozwiązania problemów, z którymi borykają się w codziennej pracy. Ten element nie musi być oczywiście celem zastosowania gry. Cel ten można ograniczyć tylko do zapoznania pracowników z narzędziami wykorzystywanymi w procesie transformacji Lean i sposobami ich wykorzystania w przykładowym procesie.

Możliwość zniwelowania wad gier uniwersalnych (gotowych opracowań) daje samodzielne rozwinięcie (przez przedsiębiorstwo) gotowej gry do specyficznych potrzeb organizacji. Takie rozwiązanie najczęściej wykorzystują przedsiębiorstwa. Jednak w tym celu konieczne jest posłużenie się podstawowymi zasadami budowy programu gry symulacyjnej Lean.

PODSTAWOWE ZASADY BUDOWY PROGRAMU GRY SYMULACYJNEJ LEAN

1. Zbudować prosty scenariusz składający się maksymalnie z 10 kroków - stanowisk (optymalna liczba 5-7).

2. Unikać zadań wymagających zbyt dużych zdolności manualnych. Skomplikowane zadania powodują frustrację u uczestników gry i skupiają ich uwagę na powierzonej im czynności zamiast na celach gry.

3. Unikać zadań o zbyt złożonych instrukcjach wykonania. Powodują one wydłużenie czasu przygotowania gry, a także czasu przygotowania uczestników do realizacji ról.

4. Jeżeli chce się zwrócić uwagę uczestników gry na jakiś specyficzny problem/zadanie należy opracować je tak aby obniżyć jego wydajność lub czas realizacji - podstawowe elementy analizowane w grze symulacyjnej.

Gra powinna składać się z kilku rund, najlepiej 10-15 minutowych. Każda z rund powinna odpowiadać pewnym zadaniom, jakie uczestnicy będą realizować. W ramach rund należy wyprodukować ok. 10 wyrobów gotowych - od złożoności scenariusza zależeć będzie dokładny czas realizacji rundy. W najpopularniejszej grze symulacyjnej Lean nazwanej Dot Game (gra w kropki polegająca na naklejaniu kolorowych naklejek na kartki o różnych wzorach do oklejenia) wyróżniono trzy rundy, których cele określić można następująco:
runda 1 - demonstracja praktyk stanu istniejącego,
runda 2 - demonstracje efektów uzyskanych poprzez stworzenie komórek wytwórczych,
runda 3 - demonstracja kontroli przepływu wyrobów i przepływu jednostrumieniowego.

W swojej praktyce jednak, wykorzystywałam scenariusze bardziej złożone umożliwiające zrozumienie i efekty możliwe do uzyskania przez poszczególne narzędzia lub pewne ich grupy.

Każda runda trwa ok. 1 h z czego: 15-20 min wstępu teoretycznego, 10 min na realizację zadań praktycznych oraz 15-30 min na omówienie każdej rundy.

ZASADY PROWADZENIA GRY
Przed przystąpieniem do symulacji należy określić jej cele oraz samą koncepcję Lean, wyjaśnić rodzaj symulacji, pobieżnie ją opisać.

Ważne jest, aby przed podjęciem gry mieć pewność, że uczestnicy mają odpowiednią wiedzę potrzebną do analizy symulowanego procesu. Stąd każdy etap gry do którego wprowadzone ma być narzędzie należy poprzedzić krótką charakterystyką narzędzia, metodologii jego wdrażania i efektów, których należy po nim oczekiwać.

Należy przygotować i przedyskutować dodatkowe teksty, które zaangażują grupę we wstępne poszukiwania, pozwolą poczuć "klimat" relacji między ludźmi charakterystyczny dla określonego miejsca i czasu zdarzeń oraz dostarczą uczestnikom podstawowego zasobu pojęć. Obowiązkiem prowadzącego jest przygotowanie materiałów z opisem sytuacji i ról, zorganizować miejsce miejsca, rekwizyty itp. Osoby biorące udział w symulacji będą częściowo autorami niepowtarzalnego scenariusza, bazując na własnych doświadczeniach zdobytych w rzeczywistości przedsiębiorstwa.

W przygotowaniach do symulacji zadanie prowadzącego polega na krótkim wyjaśnieniu charakteru poszczególnych ról, zakreśleniu ram sytuacji oraz sekwencji zdarzeń. Należy pamiętać, że symulacja (jak sama nazwa wskazuje) ma za zadanie stosunkowo dokładne odwzorowanie danego zdarzenia lub procesu, niezależnie od tego, czy zamierzamy pracować na danych rzeczywistych, czy fikcyjnych. Stąd też konieczne jest niezwykle dokładne opracowanie zasad i scenariusza symulacji, zaś jej uczestnikom nie wolno wykraczać poza powstałe w ten sposób ramy - całą swoją pomysłowość i aktywność muszą oni wykorzystać na wypracowanie najlepszego, ich zdaniem, rozwiązania w obrębie narzuconych ograniczeń, a nie na ich obchodzenie czy łamanie.

Podstawowe zadania instruktora gry (moderatora) to:

  • kontrola czasu ustalonego dla gry lub symulacji;
  • obserwacja przebiegu akcji, udzielanie dodatkowych wskazówek, lecz tylko wtedy, gdy zachodzi istotna potrzeba;
  • dbałość o przestrzeganie reguł;
  • ułatwienie uczestnikom zrozumienia symulacji;
  • zachęcanie ich do uczestniczenia i pomoc w radzeniu sobie z niepewnością.

Instruktor ma tu raczej za zadanie doradzać i obserwować, niż kierować. Kontroluje on przebieg symulacji, jego ważnym zadaniem jest podtrzymywanie w jej wszystkich fazach przyjaznej atmosfery wśród uczestników - zarówno w sensie fizycznym, jak i psychicznym. Rolą prowadzącego jest przede wszystkim pomoc uczestnikom w analizowaniu i ocenianiu własnych zachowań, decyzji i zachodzącego procesu oraz w uświadomieniu sobie reakcji pozostałych uczestników na nie.

Prowadzący symulację nie powinien:

  • udzielać niepotrzebnych uwag;
  • dominować;
  • oceniać decyzji uczestników;
  • modelować symulacji zgodnie z własną wizją;
  • usiłować utrzymać porządek za wszelką cenę.

Gdy instruktor poczuwa się do odpowiedzialności za absolutny porządek i dostarczenie uczniom "prawd ostatecznych", symulacje mają minimalną szansę sukcesu, powodują bowiem nasilenie różnego typu interakcji i nie odzwierciedlają pewnych rzeczywistych procesów społecznych i kulturowych.

Eksperci na ogół zgodnie twierdzą, iż w symulacji najważniejsza jest faza końcowa, czyli podsumowanie. Wówczas uczestnicy, na podstawie własnych doświadczeń nabytych w czasie symulacji oraz zachowania się innych, mają możliwość porównań i analizy tego, co się zdarzyło. Mówi się wówczas o wydarzeniach i odczuciach uczestników, o trudnościach i stopniu zrozumienia zagadnienia, analizuje się proces, porównuje się symulację do świata realnego i rozważa stopień realizacji celów symulacji. Podstawą analizy w grze symulacyjnej jest wydajność i czas realizacji zlecenia. Wyniki osiąga się poprzez eliminację czynności nie dodających wartości , standaryzację pracy i jej doskonalenie. Stąd też wynikają pytania zadawane przez moderatora podczas dyskusji prowadzonej na zakończenie każdej z rund. Oto przykłady ogólnych pytań podsumowujących:

  • Jakie problemy i konflikty pojawiły się w trakcie symulacji?
  • Jakie rozwiązania pojawiły się w trakcie ćwiczenia
  • Na jakie trudności natrafiliście w trakcie ćwiczenia?
  • Co zrobilibyście inaczej, gdyby symulację przeprowadzono jeszcze raz?
  • Czy zdobyte doświadczenia wprowadziły coś nowego do waszego dotychczasowego obrazu symulowanego procesu?
  • Czy uległy zmianie nasze poglądy na rzeczywistość?

Aktywność prowadzącego grę musi być nieco większa w fazie podsumowania niż podczas trwania symulacji. W tym miejscu instruktor zwraca uwagę uczestników na kluczowe punkty symulacji takie jak: nierówne obciążenie pracą, zbyt długie przestoje stanowisk, błędy w komunikacji itp. - nie zawsze wszystkie elementy na które kładzie nacisk scenariusz gry są zauważane przez uczestników (szczególnie w początkowych rundach, kiedy uczestnicy nie są jeszcze skłonni do artykułowania własnych spostrzeżeń). Położenie nacisku na wybrane aspekty ma pomóc graczom w ustaleniu miejsc, w których powinno dokonać się zmian oraz podjąć próby w określeniu programu tych zmian.

PRZYKŁADOWE GRY I MIEJSCA ICH ZASTOSOWANIA
Oto kilka przykładowych gier z określeniem przykładowych firm i branż, które je zastosowały:

1. Przygotowanie kart z życzeniami - Kennametal, USA - przemysł metalurgiczny i maszynowy.

2. Montaż samochodów Lego - High Tech Metal Fabricators, USA - przemysł metalurgiczny,

3. Naklejanie kolorowych naklejek na karty o różnych wzorach tzw. gra w kropki - GlaxoSmithKline, Polska - przemysł farmaceutyczny, HEXCEL - produkcja materiałów kompozytowych.
4.Oklejanie i malowanie plastikowych kubków - Air System Components, USA - produkcja urządzeń wchodzących w skład systemów wentylacyjnych.

Innymi wymienianymi grami są: składanie papierowych samolotów, origami, gry konstrukcyjne dla dzieci itp. Jak widać różnorodność w wyborze podmiotu scenariusza jest duża i charakteryzuje się prostotą.

WNIOSKI
Gry symulacyjne Lean w znacznym stopniu pozwalają przyswoić uczestnikom, często trudno zrozumiałą wiedzę teoretyczną i przełożyć ją na praktyczne działania. Efekty zastosowania tej metody nauczania "praktyków w praktyce" są zadziwiająco skuteczne. Potwierdzają to badania przeprowadzone na grupie studentów. Ok. 92% stwierdziło, że bez przeszkód i wysiłku, w przyjaznej atmosferze gry-zabawy przyswoili w ten sposób złożoną wiedzę teoretyczną. Możliwość praktycznego zastosowania teorii i przekonania się o celowości podejmowanych działań prawie 100% badanych uważało za ogromny walor ćwiczenia. Ten aspekt ma szczególne znaczenie ze względu na problemy jakie mają przedsiębiorstwa z przekonaniem pracowników do zmian i czynnego uczestnictwa w nich. Z drugiej strony wykorzystanie gier symulacyjnych w procesie wdrażania zmiany zmniejsza ryzyko powstania barier społeczno-psychologicznych wpływających na wydłużenie lub nawet niepowodzenie procesu zmian. Patrząc pod tym kątem można stwierdzić, że gry pozwalają zmniejszyć koszty wdrożenia zmiany.

Omawiając gry symulacyjne nie można pominąć aspektu występowania sceptycznej postawy ze strony uczestników (praktyków) odniesionej do kompleksowości modelu (zbyt duży poziom uproszczenia) i jego wartości dla odzwierciedlenia rzeczywistości. Podobna reakcja dotyczy stosowanych narzędzi Lean. Ta negatywna reakcja pojawia się stosunkowo często, jednak właściwe poprowadzenie gry przez instruktora, krótkie wyjaśnienie przyczyn takiego, a nie innego stanu, potrzeby i korzyści (stąd wynika właśnie rola wstępu teoretycznego przed każdą z rund) jakie niosą za sobą narzędzia oraz praktyczne ich zastosowanie zapewnia 90% przypadków zmianę nastawienia, nie tylko na postawę akceptującą, ale nawet na postawę entuzjastyczną.

Literatura:

1. Doświadczenia uczestników gier symulacyjnych prowadzonych w przedsiębiorstwach różnych branż z terenu USA, UK, Austrii (lista dyskusyjna na stronie www.NWLEAN.com).

2. Pietrzak J., Symulacje i gry symulacyjne, czyli jak naśladujemy procesy społeczne, Centrum Edukacji Obywatelskiej, 2002.

3. Wyniki badań własnych autorki, Gdańsk 2002.